Barrierefreie PDF- und Printdokumente

06.10.2026, Design, von: Sabina Bauer

Nur die wenigsten Dokumente sind tatsächlich barrierefrei. Eine aktuelle Studie zeigt: Nur 9,5 % der analysierten PDFs der öffentlichen Hand waren nach PAC barrierefrei.1 Während Barrierefreiheit im Webdesign zunehmend mitgedacht wird, bleibt sie bei PDF- und Printdateien häufig noch außen vor.

Dabei sind barrierefreie Dokumente essenziell, damit Menschen mit Einschränkungen die Inhalte mithilfe von assistiven Technologien wie Screenreadern, alternativen Eingabegeräten und Vergrößerungshilfen selbstständig erfassen und nutzen können. Barrierefreiheit ist deshalb kein Extra, sondern Teil guter Gestaltung: Sie macht Inhalte für mehr Menschen zugänglich, verbessert die User Experience und fördert eine inklusive Gesellschaft.

Gleichzeitig gewinnt das Thema auch rechtlich an Bedeutung: Das österreichische Barrierefreiheitsgesetz (BaFG) gilt seit dem 28. Juni 2025 und legt für bestimmte Produkte und Dienstleistungen verpflichtende Barrierefreiheitsanforderungen fest.2 Wer Barrierefreiheit von Anfang an mitdenkt, kann diese Anforderungen besser berücksichtigen und spart später Aufwand und Kosten.
 

Worauf kommt es bei barrierefreien PDFs an?

Barrierefreiheit sollte bereits bei der Erstellung eines PDFs berücksichtigt werden. Zwar lassen sich bestehende Dokumente nachträglich in Programmen wie Acrobat optimieren, bei späteren Änderungen am Ausgangsdokument müssen diese Anpassungen jedoch wiederholt werden. Effizienter ist es deshalb, Barrierefreiheit direkt im Gestaltungsprozess mitzudenken, z. B. in InDesign. Insbesondere bei komplexeren Dokumenten empfiehlt sich zusätzlich das Plugin MadeToTag, da InDesign in bestimmten Bereichen limitiert ist, beispielsweise bei komplexen Tabellen.

Die wichtigsten Anforderungen:

  • Zu den grundlegenden Anforderungen gehören korrekt hinterlegte Metadaten. Dazu zählen u. a. ein aussagekräftiger Titel und die Sprache des Dokuments.
  • Tags stellen eine Hierarchie der einzelnen Elemente her und geben somit dem PDF eine technische Struktur. Sie kennzeichnen beispielsweise Überschriften, Fließtexte, Listen und Tabellen und sorgen dafür, dass unterstützende Technologien die Inhalte richtig erfassen können.
  • Informative Bilder und Grafiken müssen mit aussagekräftigen Alternativtexten versehen werden. So können auch Menschen, die visuelle Inhalte nicht wahrnehmen können, deren Bildinhalt erfassen.
  • Die Navigation des Dokuments ist ausschlaggebend. Dazu gehört einerseits ein Inhaltsverzeichnis inkl. Verlinkungen und andererseits die Lesereihenfolge. Der Lesefluss muss technisch richtig festgelegt werden, damit assistive Technologien wie Screenreader in der Lage sind, den Text in der richtigen Reihenfolge auszulesen. Dafür muss die Lesereihenfolge aller Textfelder, Bilder und Grafiken pro Seite definiert werden.
  • Texte und wichtige Gestaltungselemente wie Icons benötigen ausreichende Farbkontraste, damit diese auch für Menschen mit Sehschwächen deutlich erkennbar sind. Laut WCAG ist dafür für großen Text ein Kontrastverhältnis von mindestens 3:1 und für normalen Fließtext 4,5:1 nötig.3 Informationen sollten außerdem nicht ausschließlich über Farbe vermittelt werden.4
Angabe der Alternativtexte in MadeToTag.
Links: Eine Broschürenseite. Rechts: Die zugeordnete Tag-Struktur dargestellt in PDFgoHTML.

Überprüfung und Optimierung

Auch bei sorgfältiger Erstellung sollte ein barrierefreies PDF abschließend nach WCAG und PDF/UA Standard geprüft werden. Tools wie der PDF Accessibility Checker (PAC) können dabei helfen mögliche Fehler und Probleme zu identifizieren. Viele dieser Punkte lassen sich anschließend gezielt nachbearbeiten.

Überprüfung und Fehlerausgabe eines Dokuments mit dem PDF Accessibility Checker (PAC).

Barrierefreie Printdokumente

Auch gedruckte Dokumente können barrierefrei gestaltet werden. Viele der grundlegenden Prinzipien aus der digitalen Barrierefreiheit lassen sich dabei auf Print übertragen. Bei der Farbauswahl und beim Kontrast muss allerdings berücksichtigt werden, dass die Farben im Druck im CMYK-Farbraum angelegt werden. Darüber hinaus gibt es bei Printdokumenten zusätzliche Faktoren, die entscheidend für die Lesbarkeit sind. Eine einheitliche Software zur Überprüfung gibt es dafür bisher nicht. Orientierung bieten dennoch die Empfehlungen von leserlich.info, die sich nach der DIN 1450 richten.

Die wichtigsten Punkte:

  • Für die Wahl der Schriftart ist v. a. die Unterscheidbarkeit der einzelnen Buchstaben von Bedeutung. Schriftarten mit offeneren Buchstabenformen sind dafür besonders geeignet.5
  • Die Mindestschriftgröße kann mithilfe des Verhältnisses der x-Höhe zur Schriftgröße berechnet werden. Dabei ist auch der Leseabstand, die Textart, die Beleuchtung sowie die Sehstärke der Zielgruppe relevant. Ein praktisches Tool dafür ist der Schriftgrößenrechner von leserlich.info.6
  • Außerdem sollte der Zeilenabstand mindestens 120 % der Schriftgröße entsprechen, damit das Auge beim Wechsel in die nächste Zeile den Zeilenanfang leichter findet.7
  • Auch bei Printdokumenten ist ein ausreichender Farbkontrast entscheidend für die Lesbarkeit. Das Kontrastverhältnis wird für dafür nach der Michelson-Formel berechnet und sollte mindestens 0,7 betragen. Mit dem Kontrastrechner von leserlich.info lässt sich der Wert schnell kontrollieren.8
  • Zu guter Letzt ist auch die Papierauswahl relevant. Empfohlen wird mattes, helles Papier, das möglichst wenig reflektiert und einen hohen Farbkontrast ermöglicht. Helle, cremefarbene Töne sind dabei angenehmer als reines Weiß.9

     
Schriftgrößenrechner von leserlich.info.
Angepasster Farbkontrast von mindestens 0,7 (Berechnung nach Michelson).

Barrierefreie Dokumente sind mehr als eine technische Anforderung. Sie sorgen für klare Strukturen, bessere Orientierung und eine einfachere Nutzung – und davon profitieren letztlich alle. Wer Barrierefreiheit bereits im Designprozess berücksichtigt, vermeidet aufwendige Nachbesserungen und schafft Dokumente, die von Anfang an für möglichst viele Menschen funktionieren. Denn gutes Design sollte nicht nur gut aussehen, sondern Informationen verständlich, zugänglich und nutzbar machen.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre PDF- und Printdateien von Grund auf barrierefrei zu gestalten oder bestehende Dokumente entsprechend zu optimieren.

Quellen

1: Marcel Ludwig. Nur 9,5 % PAC-konform: Was die neue Studie über PDF-Barrierefreiheit in der öffentlichen Hand zeigt. [Online.] Verfügbar unter: www.axes4.com/de/blog/post/2026/nur-9-5-pac-konform-was-die-neue-studie-ueber-pdf-barrierefreiheit-in-der-oeffentlichen-hand-zeigt [Zugriff am 23. September 2026].
2: Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz. Barrierefreiheitsgesetz. [Online.] Verfügbar unter: www.sozialministerium.gv.at/Themen/Soziales/Menschen-mit-Behinderungen/Barrierefreiheitsgesetz.html [Zugriff am 23. September 2026].
3: W3C. Contrast (Minimum) (Level AA). [Online.] Verfügbar unter: www.w3.org/WAI/WCAG22/Understanding/contrast-minimum.html [Zugriff am 01. Oktober 2026].
4: W3C. Use of Color (Level A). [Online.] Verfügbar unter:  https://www.w3.org/WAI/WCAG21/Understanding/use-of-color.html [Zugriff am 01. Oktober 2026].
5: Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband e. V. Schriftart. [Online.] Verfügbar unter: leserlich.info/zeichen/schriftart [Zugriff am 28. September 2026].
6: Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband e. V. Schriftgrößenrechner. [Online.] Verfügbar unter: leserlich.info/schriftgroessenrechner [Zugriff am 28. September 2026].
7: Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband e. V. Zeilenabstand. [Online.] Verfügbar unter: leserlich.info/text/zeilenabstand [Zugriff am 28. September 2026].
8: Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband e. V. Kontrast und Farben. [Online.] Verfügbar unter: leserlich.info/farben [Zugriff am 28. September 2026].
9: Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband e. V. Material und Oberflächen. [Online.] Verfügbar unter: leserlich.info/oberflaechen [Zugriff am 28. September 2026].